30-second summary. Track five KPIs to find approval bottlenecks: time to first view, time to approval, rounds per post, rework rate, e bottleneck map. Defina SLAs por tier (24/48/72h), crie um dashboard simples e revise semanalmente. O que você mede, você melhora.
The 5 approval KPIs that matter
- Time to first view (TtFV): envio → primeira abertura do revisor.
- Time to approval (TtA): rascunho → aprovado (conta todas as rodadas).
- Rounds per post (RPP): média/mediana de ciclos de revisão (meta ≤ 2).
- Rework rate: % de posts reabertos após “Aprovado”.
- Bottleneck map: onde itens ficam esperando (cópia, design, cliente, legal).
Formulas (copy/paste)
- TtFV =
first_view_at - sent_at - TtA =
approved_at - draft_created_at - RPP =
count(distinct review_round)por post - Rework rate =
reopened_posts / approved_posts - On-time rate =
on_time_approvals / total_approvalspor SLA
Benchmarks para começar (ajuste ao seu contexto)
| Métrica | Bom | Atenção | Alerta |
|---|---|---|---|
| TtFV | < 6h | 6–24h | > 24h |
| TtA (orgânico) | <= 24–36h | 36–72h | > 72h |
| TtA (pago/lançamento) | <= 48h | 48–96h | > 96h |
| RPP (mediana) | <= 2 | 2.1–2.5 | > 2.5 |
| Rework rate | < 5% | 5–10% | > 10% |
Tip: se TtFV é alto, o problema é atenção/notificação; se RPP é alto, o problema é briefing/checklist.
SLA tiers (exemplo)
| Tier | Uso | Janela | Regras |
|---|---|---|---|
| T1 | Orgânico baixo risco | 24h | 1 lembrete aos 20h; aprovar ou justificar atraso |
| T2 | Pago/importante | 48h | nudge 36h; escalonar no vencimento |
| T3 | Regulado/lançamento | 72h | sem link público; revisão legal obrigatória |
Dashboard semanal (layout simples)
- Cards: TtA mediana, RPP mediana, Rework % (últimos 30 dias).
- Gráfico de barras: TtA por cliente/canal.
- Funil: Itens em cada estágio (rascunho, revisão, aprovado, agendado).
- Tabela de gargalos: posts “em espera” > 24/48/72h, dono e etapa.
Ritual de melhoria (30 minutos/semana)
- Revisar o dashboard; escolher 1 gargalo.
- Diagnóstico rápido: é objetivo/brief? quantidade de aprovadores? SLA realista?
- Ação pequena: ajustar checklist, reduzir Cs, template de feedback, ou SLA.
- Medir impacto na semana seguinte.
Playbook de “se… então…”
- Se TtFV alto: usar e-mail + DM, resumo claro, assunto com prazo; digest diário.
- Se RPP > 2.5: adotar rubric 1–3 e política de 2 rodadas.
- Se Rework > 10%: checklist de claims/licenças + travar edição após “Aprovado”.
- Se TtA varia por cliente: tiers e acordos de SLA por contrato.
FAQ
Qual métrica atacar primeiro?
Time to approval. Ele concentra o efeito das demais.
Mediana ou média?
Use mediana para reduzir outliers; monitore média como sinal secundário.
Como evitar “gaming” do SLA?
Logue versão e aprovações; reaberturas contam contra Rework rate.
